Cómo emitir una factura. Requisitos para un emprendedor
¿Qué es una factura?
La factura es un documento que acredita la venta de un bien o la prestación de un servicio. Se trata de un documento fiscal oficial en España, por lo que es muy importante hacerlo bien. La factura debe incluir ciertos datos obligatorios, como el nombre y el número de identificación del proveedor, el número de identificación fiscal del cliente o comprador (si no son los mismos), la fecha de emisión, una descripción de los bienes o servicios prestados y el precio.
Ya sea como un autónomo o ya sea que gestiones una PYME el ser capaz de emitir o hacer facturas es una de las tareas principales como empresario. Se trata de un documento algo sensible y el menor error en la rutina de hacer facturas puede suponer retrasos en el cobro de servicios o problemas en tu declaración de la renta.
Los requisitos iniciales para emprender un negocio contemplan la necesidad de registrar tu actividad económica en hacienda. Una vez tu actividad está registrada tienes una responsabilidad de generar facturas para justificar tus ingresos. Esto viene recogido en el RD 1619/2012 [1] o Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Una factura no debe confundirse con un ticket o recibo. Una factura es una petición de pagos mientras que un recibo es el registro de la transacción. La factura es el verdadero elemento fiscalizable por parte de la Agencia Tributaria, y si tienes una actividad empresarial como autónomo o empresario tendrás que enfrentarte con ello.
Los datos que requiere una factura deben rellenarse meticulosamente porque una factura incorrecta puede acarrear problemas con Hacienda. Considera seriamente gestionar tu negocio con los sistemas integrados TPV o Terminal Punto de Venta que te ofrecen la posibilidad de registrar meticulosamente cada transacción, de esa forma evitarás incómodos extravíos.
Una factura no siempre es necesaria. Por lo tanto, para saber cómo hacer una factura, hay que saber cuándo se puede o debe emitir. Básicamente, la norma general es que si tu empresa proporciona bienes o servicios a cambio de un pago eso significa que es necesario facturar.
Es obligatorio emitir y conservar las facturas y que estas recojan el detalle de cada operación, salvo en contadas excepciones como las operaciones exentas de IVA.
Tipos de Facturas
Hay muchas maneras de clasificar los tipos de facturas y la forma más habitual es por su finalidad.
- Facturas comerciales: Sirven para formalizar la venta de productos o servicios entre dos empresas.
- Facturas fiscales: Emitidas a los consumidores por la compra de bienes y servicios sujetos al IVA.
- Facturas de anticipo: Se emiten cuando una empresa paga un producto o servicio antes de recibirlo.
- Notas de crédito: Anulan una factura previamente emitida.
- Facturas de recordatorio al deudor: Recuerdan al deudor una deuda pendiente.
- Facturas de consignación: Se utilizan en el transporte de mercancías y especifican quién es el responsable de cada cosa.
Además, existen otras formas de clasificar las facturas como por su destinatario. Así tendríamos:
- Cuando el receptor es un particular. La factura se emite en el momento de la recepción del servicio o producto.
- Cuando el receptor es una empresa, autónomo o en operaciones internacionales. La factura tiene un plazo de emisión algo mayor. El plazo oficial de envío de a factura es antes del día 16 del mes siguiente a la operación.
Cómo hacer una factura
Para emitir facturas debes tener siempre presente la información que una factura debe contener.
- El número de la factura. Es un sistema de numeración correlativa. La numeración puede contener distinciones según establecimiento, tipo de operación etc.
- El número de identificación fiscal o NIF de tu empresa o tuyo propio como trabajador por cuenta propia (autónomo). Es lo que debe figurar en la factura para que no tengas problemas con el cobro y pago de los impuestos o si quieres reclamarlos. Este número se puede obtener por Internet a través de la página web de la AEAT (Agencia Tributaria)[2].
- Fecha de expedición
- Nombre y Apellidos o razón social tanto del que ofrece el servicio o producto como de quien lo recibe.
- Domicilio del emisor y el receptor
- Descripción del producto o servicio. Recogerá toda la información relativa al desglose del importe final a abonar, precio sin impuestos incluidos, descuentos…
- Tipo impositivo. En el caso de España es mayoritariamente el IVA, aunque en Canarias se aplicará el IGIC. Se debe indicar cuál es el tanto por ciento retenido sobre el valor adquirido.
- Cuota tributaria. Se indicará cuánto del precio total corresponderá al pago tributario. En caso de ser necesario, un autónomo debe indicar el porcentaje de retención de IRPF.
- Importe total que debe pagar el beneficiario del servicio o producto.
Crea tus propias facturas
Hay muchos programas de software que permiten crear facturas, algunos de ellos gratuitos. Si tienes dudas sobre cómo rellenar correctamente los datos que debe contener una factura, siempre puedes encontrar ayuda con este tipo de software.
Por otro lado, si tu negocio cuenta con un sistema de Terminal de Punto de Venta (TPV), es probable que este sistema incluya funciones para la emisión de facturas de forma automática. En este caso lo único que necesitas es una impresora y un ordenador. Asegúrate de buscar un sistema de gestión TPV que cuente con las integraciones apropiadas para llevar una contabilidad lo más automatizada posible.
Facilita la gestión de tu negocio
Estamos en una época en la que la tecnología está presente en todos los aspectos de la vida, incluido el empresarial. Este hecho ha facilitado mucho la gestión de las tareas diarias de una empresa. Entre estas tareas se encuentra la gestión de las facturas, que antes se escribían a mano o a máquina y posteriormente se imprimían manualmente. Hoy en día pueden ser generadas de forma automática por los sistemas de TPV si se tiene instalado este tipo de sistema en el establecimiento.
Además, es importante mencionar que las integraciones entre los sistemas TPV y otros tipos de software que gestionan los datos de su negocio ahorran tiempo y recursos. Esto hace posible que te centres en tareas más importantes relacionadas con la mejora del rendimiento de tu negocio.
Si tu negocio es un comercio deberías hacerte con un TPV para comercio que automatice la creación de facturas y cuente con todas las integraciones con software de contabilidad.
Si, en cambio, tu negocio es de hostelería, asegúrate de que tu TPV para hostelería te permita llevar una contabilidad centralizada de tus ingresos en sala y tus ingresos de comida a domicilio pedida a través de internet.
Simplifica la elaboración de facturas hará que gestionar tu negocio sea mucho más sencillo. Si tienes alguna duda sobre lo que un sistema TPV puede hacer por ti en la gestión de tus facturas no dudes en contactar con nuestro equipo de expertos, estarán encantados de ayudarte.